Já não é de hoje que muito se negocia, se ajusta e se acerta contratos à distância – há décadas que se faz compra e venda de produtos e serviços por correio ou telefone –, não havendo dúvidas quanto à validade destas contratações, desde que comprovada, pelo interessado, essa tratativa, seja por documentos, seja pela gravação da chamada realizada.

Com o avanço das tecnologias, várias formas telemáticas para se realizar negócios surgiram: caixas eletrônicos, sites, sistemas de inteligência artificial em chats, mensagens sms e, por que não, aplicativos de mensagens!

Para quem quer negociar, essas facilidades e a velocidade de disseminação deste “novo normal” se mostram deveras atrativas, especialmente num momento em que o distanciamento social se tornou quase uma obrigação.

Mas, será que é seguro, ou melhor, será mesmo que as empresas devem adotar essa novidade, ou estamos ignorando os riscos por detrás desta facilidade e armando o cadafalso da nossa própria execução?

É tão antigo quanto a própria teoria contratual a ideia de que o contrato não depende de documentação para existir, como bem lecionava um professor na minha graduação – contrato nada mais é que um “trato com” alguém –, que pode ser verbal, escrito ou mesmo implícito, se a situação e o costume assim permitirem, sendo sua instrumentação documental mera forma de prova do que foi negociado.

Por isso mesmo que a contratação por telefone, com a gravação das negociações, ou pela internet – desde que se consiga identificar os contratantes – é algo que, rapidamente, tornou-se corriqueiro no nosso dia a dia.

Entretanto, como toda inovação, essas novidades também trazem riscos que, não poucas vezes, são menosprezados em favor de um suposto “ganho” de resultados.

Nem precisamos citar os casos de fraudes ou mau uso de informações pessoais – já tão batidos e combatidos no dia a dia empresarial –, para exemplificar quão perigosa é essa questão. Para tanto, basta o caso recém-julgado no Tribunal de Justiça de São Paulo, no processo nº 1112009-49.2018.8.26.0100.

No caso em questão, reconheceu-se que a troca de mensagens pelo aplicativo WhatsApp presta-se como aditivo contratual, alterando assim o percentual contratado inicialmente em razão do trabalho adicional realizado.

Sob a ótica contratual, nada de novo na questão: houve manifestação séria, livre e consciente das partes em revisar o contrato original, o que, face a inexistência de forma expressa ou não defesa em lei, foi documentado pelo aplicativo de mensagens.

Entretanto, se analisarmos essa situação pelo viés da segurança jurídica, especialmente olhando para os costumeiros procedimentos de Compliance das empresas e, mais atualmente, para as obrigações decorrentes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), essas “novidades” tornam-se perigosíssimas!

Não é incomum, em empresas de médio e grande porte, não só que alguns empregados tenham telefone corporativo – e que, consequentemente, tenham um aplicativo de mensagens a ele atrelado –, pois as facilidades de comunicação interna e externa são inegáveis.

Mais comum ainda é que essas empresas tenham regras rígidas e bem estabelecidas de como, quando e de que forma serão alterados os contratos, acordos e negócios que realizam. E como garantir isso, quando uma simples mensagem pode alterar o contrato firmado?

Por outro turno, se as empresas hoje são obrigadas a saber, proteger e, se solicitado, informar os dados que possuem sobre determinada pessoa, como manter essa segurança e registro, quando os dados estão espalhados por celulares, mensagens de texto e áudio trocadas sabe-se lá quando e com quem? Como garantir que aquela informação, sigilosa ou não, não foi repassada pelo destinatário fora de seu contexto?

Perceberam o tamanho do problema?

Obviamente, não vou aqui sugerir que se deletem os aplicativos de mensagens ou se proíba o uso profissional destas ferramentas. Elas vieram para ficar, e qualquer advogado que sugira a sua não utilização, ou cairá no ostracismo ou será taxado de incoerente ou coisa pior – afinal, quem, hoje, não usa pelo menos um (se não vários) desses aplicativos?

Então, como fazer para garantir a segurança das atividades de sua empresa nesta nova realidade? Como garantir que suas mensagens não sejam utilizadas como aditivos, ou cair em desconformidade com a LGPD por esses mesmos motivos?

A resposta, tal como os princípios contratuais que embasam essas “novidades”, talvez esteja nos mais antigos preceitos de todo bom empresário: transparência, profissionalismo e coerência.

Sendo transparente nas regras de contratação, de procedimentos e de negócio – tanto com seus funcionários e colaboradores, mas especialmente com seus parceiros – , evitar-se-á que se realizem atos de negócio em desconformidade com os padrões da empresa, leia-se: aceitar um contrato ou uma alteração por mensagem ou outra forma não usual.

Quer tratar de um contrato por WhatsApp, para acelerar a questão? Sem problemas, mas deixe claro que tudo aquilo são tratativas prévias, que terão que ser formalizadas e documentadas de acordo com a política da empresa.

Se a empresa vai aceitar o uso de aplicativos de mensagens, então reconheça esse uso profissional e estabeleça regras para tanto – inclusive no tocante ao armazenamento, proteção e destruição destes dados quando necessário –, deixando claro a todos os envolvidos como se deve utilizar essa ferramenta.

Se hoje, por conta da pandemia, mais útil que o carro cedido pela empresa é o celular corporativo – e o aplicativo de mensagens a ele atrelado –, formalize essa utilização, e deixe claro como e por quais razões eles podem e devem ser utilizados, bem como as consequências da sua utilização indevida.

Finalmente, se você pretende utilizar o aplicativo de mensagens, mas precisa respeitar as regras e procedimentos internos, imprescindível ser coerente nesta atuação e não exigir que os parceiros atuem diferentemente, entendendo que eles também podem ter regras internas que precisam ser respeitadas.

Portanto, se para sua empresa um simples “ok” numa mensagem é suficiente para fechar o negócio, deixe claro isso ao seu parceiro e o alerte, expressa e categoricamente, que isso irá ocorrer, dando-lhe a oportunidade de recusar aquela forma de negociação ou, ainda, de conferir internamente se pode assim prosseguir.

Isso, inclusive, lhe dará maior segurança nesse negócio, já que, após essa conferência e “sinal verde” do seu parceiro, não haverá mais dúvidas para que todos saibam que aquilo que foi tratado por mensagens é um contrato (ou aditivo de contrato, se o caso).

É por isso mesmo que, nesse “novo normal”, onde a tecnologia, realidade e virtualidade coexistem e se misturam a ponto de se tornarem a cada dia mais inseparáveis, os clássicos modos de agir – respeito, transparência e honestidade – tornam-se cada vez mais atuais e necessários!

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