“É melhor prevenir do que remediar”. Este dito popular se encaixa perfeitamente no ambiente corporativo, nas organizações privadas e públicas, e no terceiro setor.

O efeito de prevenir significa se preparar para acontecimentos que podem estar por vir ou que certamente virão. Acontecimentos estes que podem ser danos físicos, morais ou financeiros; ou barreiras e conflitos em geral.

O ato de remediar na maioria dos casos é extremamente oneroso para as companhias, seja por ter que arcar com despesas que não estejam previstas em orçamento, e por desembolsos altíssimos que prejudicam a saúde financeira e valor das organizações; seja para tentar reparar danos (muitas vezes irreparáveis) à reputação das pessoas físicas e jurídicas envolvidas; seja para tentar evitar o aprisionamento dos indivíduos que cometem ilegalidades.

Cada vez mais as medidas de prevenção devem estar inseridas no dia-a-dia das empresas, seja devido: à globalização; à rapidez das informações; à criação de novas leis e cumprimento das existentes; à extraterritorialidade de leis; ao desenvolvimento tecnológico. Não importa o porte, a nacionalidade e a abrangência dos negócios de uma organização, prevenção deve ser parte de sua cultura. No atual ambiente dos negócios não há mais espaço para descuido. Empresas que não gerenciam seus riscos ficam para trás, perdem competitividade e não são bem vistas pelo mercado.

E é nesta esfera de gestão de riscos onde entram os programas de compliance.

Mas o que é compliance exatamente? O termo compliance vem do verbo “to comply”, que em inglês significa “cumprir ”, “obedecer”. Compliance é o estado de estar alinhado a instruções, códigos, regras, leis. E o fato dos funcionários e terceiros estarem alinhados a estes temas, que permitem prevenir, detectar e corrigir violações, é uma medida de prevenção.

No entanto, para que seja possível a aderência das pessoas ao compliance, além da expectativa de comportamentos éticos, é fundamental que a empresa estabeleça e coloque em prática um programa que englobe um código de conduta e que mantenha a ética em sua essência.

Surge assim a razão da implantação de um programa de compliance. Programa este que é um sistema operacional e dinâmico; que tem que funcionar como um ímã, que une, atrai e fixa todos os esforços que a companhia está tendo para garantir a aplicabilidade dos requerimentos regulatórios, legais e de conduta; que vai além da criação e distribuição de um código de conduta e das medidas que endereçam os riscos da empresa; que tem que sair do papel!

Como começar a desenhar um programa de compliance? Estabelecendo na organização os sete elementos que o definem:

  1. Criação de padrões de conduta, políticas e procedimentos;
  2. Apontamento do profissional e do comitê que implantarão o código;
  3. Comunicação e educação;
  4. Monitoramento e auditoria interna;
  5. Denúncias e investigações;
  6. Medidas disciplinares e corretivas;
  7. Resolução dos problemas identificados e monitoramento para que os mesmos não ocorram novamente.

Para que um programa de compliance seja eficaz, além do desenvolvimento, a qualidade da implantação e da manutenção é indispensável e depende da participação ativa e constante de profissionais credenciados e especializados nesta área.

Para que haja a consumação deste programa em uma companhia, é necessário que a área de compliance e a área jurídica trabalhem em conjunto, uma vez que o advogado define e opina sobre as leis, e o profissional designado especificamente para a função de compliance é quem desenvolve os controles, as políticas, os procedimentos e os sistemas desenhados, para assegurar que todos atuem dentro destas leis.

Uma das peças fundamentais deste sistema é a educação, que, quando bem trabalhada, através de treinamentos inteligentes, representa uma das maiores contribuições para o entendimento de todos os colaboradores sobre o tema, para o engajamento de todos e para a cooperação nos casos de violações.

Os treinamentos relacionados aos temas de compliance nunca param de existir. Devem ser eternos, desde o lançamento do programa com o treinamento introdutório, passando então pelas atualizações dos temas, pelas informações durante a ambientação dos novos funcionários, pelas colaborações em reuniões de outros departamentos, e sempre presente com sessões de reforço das políticas, do código de conduta e dos procedimentos.

Recentemente o Departamento de Justiça (DOJ) dos Estados Unidos publicou uma versão atualizada de seu documento para “Avaliação de Programas de Compliance”, que serve como referência para os Promotores de Justiça daquele país, na análise dos programas das empresas, dentro do contexto das investigações desse órgão. Uma das alterações significativas está voltada para os treinamentos, que não devem ser longos e devem se apresentar com sessões para temas específicos, de modo a permitir que os funcionários saibam na hora certa, o quanto antes, identificar e levar os problemas para as áreas apropriadas (compliance, auditoria interna ou outra funções de gerenciamento de riscos). Outro ponto importante que está sendo considerado é que será avaliado se os treinamentos cobrem adequadamente incidentes ocorridos na companhia no passado, e como a empresa mede a eficácia dos seus treinamentos.

Ou seja: cada vez mais se está cobrando das empresas que compliance seja menos teórico e seja colocado em prática.

Com crise ou sem crise, não importando onde esteja localizada a organização, ou se ela está sujeita a leis locais e/ou internacionais, é de extrema importância que se apliquem genuinamente medidas preventivas, para que seus riscos, muitas vezes inerentes às suas operações, sejam controlados, mitigados ou eliminados!

EnglishPortuguese